As reuniões que não se devem aceitar

À medida que uma pessoa vai tendo mais trabalho, vai-se também tornando mais defensora do seu tempo.

Hoje em dia recuso imensas reuniões. Considero que, infelizmente, há muita gente que marca reuniões ou que convoca pessoas sem o ser necessário e o meu tempo de trabalho é demasiado precioso e escasso para que eu o possa dispensar com tanta facilidade.

Os motivos para eu recusar uma reunião podem ser os mais variados; há-os mais simples e há-os mais complexos.

Começando com os mais simples, eis alguns motivos que me fazem recusar uma reunião:

• não existe hora de início: Porque perder tempo de trabalho a esperar por outras pessoas é um desperdício.

• não existe hora de fim: Porque sem hora de fim à vista, as reuniões prolongam-se indefinidamente. Com hora de fim marcada, pessoas competentes conseguem conduzir a reunião e terminá-la a horas.

• a duração é superior a 90 minutos: A menos que haja um muito bom motivo (uma equipa pode reunir-se durante várias horas seguidas para desenhar a arquitectura de um sistema, por exemplo).

• não existe local (sala) associado: Porquê? Porque dá azo a que se percam 10 a 15 minutos à procura de uma sala; o resultado é um de dois: ou se perde 15 minutos da reunião, ou se perde 15 minutos do nosso trabalho fora da reunião, por a mesma se estender para compensar o tempo perdido no início.

• o local associado não está reservado: Porque quando confiámos que a sala vai estar livre, tipicamente não somos os únicos. É incrível como há gente que não conhece o Murphy.

Depois há alguns menos simples:

• a reunião não tem uma ordem de trabalhos: Porque dá azo a que se fale sobre assuntos menos importantes e se descurem os que são realmente prioritários.

• a reunião não tem um owner: A importância de haver alguém responsável por levar a reunião a bom termo é tanta que nem tenho palavras para a descrever. Sem esta figura, as pessoas acabam por se perder, falando de assuntos que nada têm a ver com a reunião. Ou então, se estiverem em dia de azar, mais que uma pessoa tenta tomar esta posição, resultando em conflito e, na altura de envio de relatórios, em perda de informação, ou em informação contraditória. Uma alternativa a recusar este tipo de reunião é conseguir o consenso antecipado e tornar-me eu próprio o owner da reunião, desde que esteja apto para tal.

E depois há também os mais incomuns:

• ninguém me diz o que vou lá fazer: É incrível a quantidade de pessoas que convoca gente para reuniões sem que a presença das mesmas seja necessária. Perguntando exactamente o que vou lá fazer consigo perceber se realmente vou lá fazer alguma coisa que não perder tempo.

• motivos logísticos: Reunião na hora de ponta? Complicado. Duas reuniões distânciadas por 5 minutos e 20 quilómetros? Esqueçam. Cada coisa tem que ter o seu tempo próprio. Não somos sobre-humanos e tentar teletransporte instantâneo com a tecnologia existente actualmente só pode resultar em acidentes de trânsito ou graves problemas de saúde (sim, porque o stress faz mesmo mal a muitos orgãos internos).

• horário não-laboral: Reuniões às 19 horas? Esqueçam. Às 18? Só se pedirem muito. Às 17? OK, se tiver mesmo que ser. É o que dá entrar às 07h30.

• demasiadas reuniões consecutivas sobre temas diferentes: Depois de cada reunião é sempre necessário algum tempo para organizar as ideias e possivelmente para tomar algumas acções. Além do mais, o assunto de uma reunião costuma ocupar-nos a mente depois da mesma. Duas reuniões consecutivas sobre temas distintos pode ser aceitável. Mais que isso, é má ideia.

Claro está, há sempre excepções. Isto não são mandamento, são apenas algumas linhas mestras pelas quais me tento guiar.

E, obviamente, há mais motivos que me podem fazer recusar uma reunião.

Lamentavelmente, nem sempre consigo seguir todas estas regras (mas sigo-as na maior parte das vezes), o que faz com que volta e meia dispenda algum tempo em reuniões desnecessárias.

A título de exemplo, parte deste post foi escrito numa reunião (para que ninguém fique a pensar se não terei escrito isto numa sua reunião, convém dizer que foi numa reunião fora da empresa, há já mais de um mês).

Ficam então as notas:

- O nosso tempo é precioso e não devemos aceitar todas as reuniões para as quais somos convocados;